Parte de visitas, ¿qué es y cuál es su importancia?
Ya dijimos que la sabiduría que encierra el refranero popular es encomiable, por lo que cuando un refrán indica que “Las palabras vuelan, lo escrito se mantiene” queda claro que todo lo que acordemos y queramos que quede constancia de ello debemos registrarlo por escrito. Pues esa es la función de uno de los elementos fundamentales que debe realizar un agente inmobiliario si quiere justificar el correcto desempeño de su trabajo: el parte de visitas.
Como su propio nombre indica, el parte u hoja de visitas se trata de un documento que se emplea para documentar al propietario del inmueble que estamos contribuyendo en la venta o alquiler de su inmueble mostrándolo ante posibles clientes.
Dentro de los documentos inmobiliarios, el parte de visitas es uno de los más importantes en nuestra labor inmobiliaria ya que no sólo sirve para justificar que estamos haciendo nuestro trabajo sino que también nos sirve para llevar un control de quien entra a visitar la vivienda.
Ese registro de visitantes nos permitirá además crear una base de datos de posibles compradores o arrendadores de viviendas para poder contactarles cuando dispongamos en nuestra cartera de otro inmueble de similares características al que han visitado.
Además, el parte de visitas puede ser una herramienta de seguridad toda vez que si se produce un robo durante una de las visitas, tenemos controlado a todo aquel que ha entrado en la vivienda y podemos dar aviso a las autoridades competentes para que realicen la labor de localización y recuperación del objeto robado. De hecho, la Policía Nacional aconseja hacer esta práctica ya que no sólo se dan datos primordiales de posibles infractores de la ley sino que es una buena forma de persuadir a que se realicen actos ilícitos.
Cabe destacar que en el país vecino de Portugal, este documento es de carácter obligatorio toda vez que desde la crisis del año 2007 y la liberalización del sector inmobiliario se incrementaron los robos en casas en venta. Los delincuentes simulaban ser clientes potenciales y visitaban el inmueble con el fin de hacerse a la idea del valor de los objetos del mismo y conseguir la máxima información posible que les ayudase a perpetrar el robo.
Pero, ¿cómo se estructura y que elementos debe tener un parte de visitas para que nos sea de utilidad? Pues en Internet hay muchos modelos de este tipo de documentos, pero lo que aconsejo es personalizarlo según nuestros intereses especialmente insertando nuestro logo de marca personal o de la agencia para la que trabajemos para que sea más corporativo y transmitir buena imagen y prestigio. Eso sí, siempre debe tener los siguientes elementos:
- Identificación del inmueble: Elemento identificador vital pues nos permite agrupar a posteriori todos los partes de visita de un mismo inmueble y poderlos clasificar correctamente.
- Datos de los visitantes: Nombre completo, DNI o pasaporte y datos de contacto.
- Responsable de la visita: Nos permitirá saber que profesional ha realizado la visita y poder gestionar las tareas de trabajo oportunas en un futuro.
- Clausula de compromiso: Se trata de una cláusula donde la persona que visita se compromete a no adquirir el inmueble directamente del propietario sino a través de nuestros servicios profesionales. De esta manera, el documento tendrá valor jurídico en el caso en que el visitante tuviera una relación contractual con nosotros en la que se especifique que cualquier tipo de acción comercial que realice lo hará mediante el asesoramiento del gestor inmobiliario contratado.
- Firmas: Tanto del visitante como del agente inmobiliario responsable de la visita
- Observaciones: Aquí podemos incluir cualquier anotación, como por ejemplo si se trata de una primera visita o segunda, e incluir la valoración del visitante que nos servirá como herramienta en una futura negociación del precio con el propietario o arrendador en caso de ser necesario.
Una vez finalizada una visita inmobiliaria y con el parte de visitas debidamente rellena es necesario que el propietario del inmueble lo firme para así dejar constancia que ha sido nuestra acción empresarial la que ha puesto en contacto, por primera vez, al inquilino o comprador con el posible arrendador o vendedor.
En suma, el parte de visitas es de gran utilidad porque no sólo nos permite llevar el control del trabajo realizado sino porque también nos permite reflejar el feedback con el cliente.
